Vertriebskontakt: +49 2266 4763-800
DE
Deutsch English

PDF in XRechnung umwandeln – On-Premises

Treesoft PDF2XRechnung Converter

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Wenn du deine PDF-Rechnung in eine XRechnung umwandeln möchtest um eine E-Rechnung liefern zu können, brauchst du keinen Systemwechsel, sondern einen sauberen Konvertierungsprozess. Der Treesoft PDF2XRechnung Converter wandelt bestehende PDF-Rechnungen lokal auf deinem eigenen System (On-Premises) in strukturierte E-Rechnungen um, validiert sie vor dem Speichern und übernimmt auf Wunsch auch Ablage, Versand und Dokumentation.

Damit ist die Lösung besonders interessant für Unternehmen, Kleinstunternehmen und KMUs, die sensible Rechnungsdaten bewusst im eigenen Haus behalten möchten, keine Cloud-Anbindung wünschen und ihre bestehende Software weiter nutzen wollen.

Der PDF XRechnung Converter für bestehende ERP-Systeme

Viele ERP-Systeme können E-Rechnungen gar nicht, nur eingeschränkt oder nur über teure Zusatzmodule verarbeiten. Bei Individualsoftware ist die Entwicklung einer vollständigen E-Rechnungsfunktion oft wirtschaftlich nicht sinnvoll. Der Treesoft PDF2XRechnung Converter schließt genau diese Lücke – lokal auf deinem eigenen System (On-Premises) und ohne Cloud-Zwang.

  • Du nutzt dein bestehendes ERP oder deine Individualsoftware weiter.
  • Du vermeidest einen aufwendigen Systemwechsel.
  • Du wandelst vorhandene PDF-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD um.
  • Du validierst die erzeugte Rechnung automatisch vor dem Speichern.
  • Du ergänzt deine vorhandene Software um Rechnungsausgangsbuch, Dateiablage und Archivierung.
  • Du behältst sensible Rechnungsdaten vollständig im Unternehmen.

So wird aus einer fertigen PDF-Rechnung ein vollständiger E-Rechnungsprozess, ohne dass du deine Abläufe neu aufbauen musst.

Du schreibst deine Rechnungen mit Excel oder Word?

Excel oder Word sind nicht das eigentliche Problem. Kritisch wird es erst dann, wenn eine Rechnung danach nur als veränderbare Office-Datei oder als lose PDF im Dateisystem bleibt. Dann fehlen genau die Dinge, auf die es in der Praxis ankommt: ein strukturiertes E-Rechnungsformat, eine automatische Validierung, ein nachvollziehbarer Ausgangsprozess und eine GoBD-konforme, unveränderbare Ablage.

Treesoft geht hier bewusst einen anderen Weg. Du kannst weiter mit Excel, Word, LibreOffice oder deiner bestehenden Software arbeiten. Aus der fertigen PDF-Rechnung erzeugt der Treesoft PDF2XRechnung Converter eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Beim Speichern wird die Rechnung automatisch validiert, im Rechnungsausgangsbuch erfasst, GoBD-konform abgelegt und unveränderbar in der Datenbank gespeichert – alles lokal auf deinem System (On-Premises).

Damit bekommen Excel und Word im Rechnungsalltag wieder eine saubere Grundlage:

  • Du behältst deine gewohnten Vorlagen und Arbeitsabläufe.
  • Du musst Rechnungen nicht doppelt erfassen.
  • Du prüfst die erzeugte E-Rechnung automatisch vor dem Speichern.
  • Du legst die Rechnung nach deinen Vorgaben automatisch ab.
  • Du schreibst jede Ausgangsrechnung nachvollziehbar ins Rechnungsausgangsbuch.
  • Du speicherst die erzeugten Dateien zusätzlich auf der Festplatte in den gewünschten Formaten.
  • Du speicherst die Rechnungen zusätzlich unveränderbar in der Datenbank.
  • Du stellst für die Betriebsprüfung einen CSV-Export der Buchhaltungsdaten als GDPdU-Datenexport bereit.

Wenn du heute Rechnungen mit Excel oder Word vorbereitest, musst du also nicht alles über Bord werfen. Mit dem Treesoft E-Rechnung Toolkit kannst du deine vorhandene Arbeitsweise weiter nutzen und sie um genau die Funktionen ergänzen, die für einen GoBD-konformen E-Rechnungsprozess fehlen.

PDF in XML umwandeln – im richtigen E-Rechnungsformat

Egal, ob du nach „PDF in XML umwandeln“, „PDF zu XML konvertieren“ oder „PDF-Rechnung in XML umwandeln“ suchst: Wenn du eine PDF-Rechnung in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung umwandeln willst, reicht keine beliebige XML-Datei. Du brauchst ein standardisiertes E-Rechnungsformat – entweder eine XRechnung im CII- oder UBL-Format oder eine ZUGFeRD-Rechnung mit eingebetteter XML.

Der Treesoft PDF2XRechnung Converter erzeugt genau die Formate, die du im Rechnungsprozess brauchst:

  • XRechnung im CII-Format (Cross Industry Invoice)
  • XRechnung im UBL-Format (Universal Business Language)
  • ZUGFeRD-Rechnung (PDF/A-3 mit eingebetteter XML)
  • auf Wunsch alle drei Formate gleichzeitig

So wird aus dem Wunsch, eine PDF in XML umzuwandeln, eine fachlich korrekte und direkt nutzbare E‑Rechnung.

E-Rechnungen generieren, ohne bestehende Prozesse zu ändern

Ob ERP, Word, Excel, LibreOffice oder eine individuelle Anwendung: Der Treesoft PDF2XRechnung Converter setzt nicht am Autorensystem an, sondern an der fertigen PDF-Rechnung. Genau dadurch kannst du bestehende Prozesse beibehalten und trotzdem einen sauberen E-Rechnungsablauf aufbauen.

Wichtig ist nur, dass alle für die E-Rechnung relevanten Inhalte in der PDF-Datei als Text und nicht als Grafik vorliegen. Die im Briefpapier als Grafik hinterlegten Unternehmensangaben sind in der Konfigurationsdatei hinterlegt und werden daraus gelesen.

Der Ablauf lässt sich manuell oder vollständig automatisiert umsetzen:

  • Du erstellst die Rechnung wie bisher in deinem ERP-System, in Excel, Word oder LibreOffice.
  • Du druckst die PDF-Rechnung in ein festgelegtes Verzeichnis.
  • Der Converter erkennt und klassifiziert die PDF-Rechnung automatisch.
  • Er erzeugt daraus XRechnung und/oder ZUGFeRD.
  • Er validiert die erzeugte E-Rechnung vor dem Speichern.
  • Er vergibt Dateinamen nach deinen Vorgaben.
  • Er legt die Dateien automatisch ab und schreibt das Rechnungsausgangsbuch.
  • Er stößt auf Wunsch den automatischen Versand inklusive Anhängen an.

So funktioniert der Treesoft PDF2XRechnung Converter

Einmalige Konfiguration für deine Rechnungen

Damit die Inhalte deiner PDF-Rechnung den passenden BT-Feldern (Business Terms der XRechnung) zugeordnet werden, richtet Treesoft eine individuelle Konfiguration für dein Unternehmen ein. Dafür sendest du einige typische Beispielrechnungen ein, zum Beispiel:

  • einseitige Rechnungen
  • mehrseitige Rechnungen
  • Rechnungen ohne Umsatzsteuer
  • EU- und Auslandsrechnungen
  • weitere Varianten aus deinem Tagesgeschäft

Die Einrichtung umfasst die Klassifizierung typischer Dokumentarten wie Rechnung, Gutschrift, Stornorechnung, Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung. Die einmalige Einrichtung kostet 299,00 EUR.

Kalkulationshilfe und Vorabprüfung

Mit der Kalkulationshilfe kannst du die voraussichtlichen Kosten anhand deiner Arbeitsplätze und der Rechnungen pro Jahr vorab einschätzen. Nutze dafür das Formular auf dieser Seite und nenne uns genau diese Werte. Im Beratungsgespräch benennen wir dir die voraussichtlichen Jahreskosten. Auf Wunsch prüfen wir zusätzlich kostenlos, ob deine PDF-Rechnung vollständig auslesbar ist.

    Anrede: Vorname: Nachname: E-Mail: Arbeitsplätze: Rechnungen pro Jahr: Telefon: Rechnung: Datenschutz:


    PDF öffnen oder vollautomatisch verarbeiten

    Nach der Einrichtung kannst du einzelne PDF-Rechnungen direkt öffnen oder den gesamten Ablauf automatisieren. Sobald die PDF in ein definiertes Verzeichnis geschrieben wird, übernimmt der Converter die weitere Verarbeitung automatisch. Das Ergebnis steht sofort bereit.

    So kannst du eine PDF-Rechnung in XRechnung umwandeln, eine XRechnung aus PDF erstellen oder eine PDF-Rechnung in ZUGFeRD überführen, ohne Positionen, Beträge, Adressen oder Steuerangaben noch einmal von Hand zu erfassen.

    Vor dem Speichern automatisch validieren

    Bevor die generierte Rechnung gespeichert wird, validiert das Toolkit sie automatisch. Werden Fehler angezeigt, kannst du den Vorgang abbrechen, korrigieren und erneut prüfen.

    • Du erkennst Probleme sofort.
    • Du kannst den Vorgang bei Bedarf abbrechen.
    • Bei einer fehlerhaften Validierung werden keine Token abgebucht.
    • Erst nach erfolgreicher Validierung und Speicherung wird der Vorgang berechnet.

    In dem Format speichern, das du brauchst

    Ist die Validierung fehlerfrei, speicherst du die Rechnung genau in dem Format, das du brauchst:

    • als XRechnung im CII-Format
    • als XRechnung im UBL-Format
    • als ZUGFeRD-Rechnung
    • oder in allen drei Formaten gleichzeitig

    Automatischer Versand und flexible Workflows

    Nicht nur der Versand, der gesamte Konvertierungsprozess lässt sich automatisieren. Du definierst selbst, wie dein Workflow ablaufen soll. E-Mail-Texte, Betreffzeilen, Dateinamen, Anhänge und Folgeschritte lassen sich an deine Anforderungen anpassen.

    Dabei bleibt der Ablauf flexibel:

    • Du formulierst die E-Mail-Texte frei selbst.
    • Du bestimmst Betreff, Versandlogik und Abläufe nach deinen Anforderungen.
    • Du kannst zusätzliche Anhänge automatisch beifügen.
    • Du kannst den Workflow in einer Skriptsprache erweitern.
    • Auf Wunsch programmiert Treesoft individuelle Abläufe für dein Unternehmen.

    So lassen sich beispielsweise Belegexemplare, Aufmaßlisten, das Validierungsprotokoll oder andere ergänzende Dokumente gezielt an die Rechnung anhängen.

    Video: PDF2XRechnung Converter – kurz & knackig erklärt

    Video: PDF2XRechnung Converter – Funktionen im Detail

    Mehr als Konvertierung: Validierung, Ablage + Betriebsprüfung

    Der Treesoft PDF2XRechnung Converter endet nicht bei der Umwandlung der Datei. Er unterstützt den gesamten Ausgangsprozess.

    • automatische Validierung der erzeugten Rechnung
    • automatischer Eintrag im Rechnungsausgangsbuch
    • GoBD-konforme Ablage der Ausgangsrechnung
    • unveränderbare Speicherung in der Datenbank
    • zusätzliche Speicherung auf der Festplatte in den gewünschten Formaten
    • nachvollziehbare Archivierung statt bloßer Dateisammlung
    • CSV-Export der Buchhaltungsdaten für die Betriebsprüfung als GDPdU-Datenexport

    Damit ist der Converter nicht nur ein Werkzeug zum Umwandeln, sondern eine Lösung für Erstellen, Validieren, Versenden, Ablegen und Archivieren von Ausgangsrechnungen.

    Kosten sparen mit XRechnung-Vorlagen

    Du kannst dir die Einrichtungskosten sparen, indem du die von Treesoft erstellten XRechnung-Vorlagen für die Rechnungserstellung verwendest. Für diese Vorlagen ist die für den PDF2XRechnung Converter erforderliche Konfiguration bereits vorhanden.

    Für wen sich der PDF2XRechnung Converter besonders lohnt

    Der Treesoft PDF2XRechnung Converter ist besonders interessant für:

    • Unternehmen mit ERP-Software, die E-Rechnungen gar nicht oder nur eingeschränkt verarbeiten kann
    • Unternehmen mit Individualsoftware ohne vollständige E-Rechnungsfunktion
    • Kleinstunternehmen und KMUs
    • Betriebe, die Rechnungen mit Excel, Word oder LibreOffice schreiben
    • Debitorenbuchhaltung
    • Kreditorenbuchhaltung
    • Rechnungsprüfung
    • kaufmännische Entscheider, die eine lokale Lösung (On-Premises) statt Cloud suchen

    Besonders stark ist die Lösung überall dort, wo bereits fertige PDF-Rechnungen vorliegen und daraus schnell, sauber und nachvollziehbar eine E-Rechnung entstehen soll.

    Jetzt PDF in XRechnung umwandeln

    Der Treesoft PDF XRechnung Converter ist die richtige Lösung, wenn du vorhandene PDF-Rechnungen lokal auf deinem eigenen System (On-Premises), schnell und nachvollziehbar in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln willst. Du behältst deine bestehende Software, vermeidest doppelte Erfassung und bekommst zusätzlich einen vollständigen Prozess für Validierung, Versand, Ablage, Rechnungsausgangsbuch und GoBD-konforme Archivierung.

    • Vorabprüfung der Auslesbarkeit: kostenlos
    • Einmalige Einrichtung: 299,00 EUR
    • Verarbeitung: lokal auf deinem System (On-Premises)

    Lade jetzt das Treesoft E-Rechnung Toolkit herunter, nutze die Kalkulationshilfe und sprich mit Treesoft über deine voraussichtlichen Jahreskosten.

    Preise und Token-Kosten

    In Abhängigkeit der von dir gewählten Version FREE, BASIS, PLUS oder PRO in Kombination mit dem von dir gewählten Token Paket kostet das Konvertieren, einschließlich Validierung und ZUGFeRD-Rechnung generieren, zwischen 0,56 EUR und 4,00 EUR – du hast die Wahl.


    FAQ – Häufige Fragen zum Treesoft PDF2XRechnung Converter

    Weitere Module im Treesoft E-Rechnung Toolkit

    Der Treesoft XRechnung Validator ist ein Modul im Treesoft E‑Rechnung Toolkit. Je nach Bedarf kannst du den Workflow um weitere Module ergänzen:

    So wächst die Lösung mit deinem Bedarf – vom Prüfen einzelner Rechnungen bis zum vollständigen E‑Rechnungs-Workflow.

    Fleyer, Preisliste und Dokumentation

    Dokumentation

    Arbeitshandbuch Treesoft E-Rechnung-Toolkit

    Token im Onlineshop bestellen

    Beim Download des E-Rechnung Toolkits und der Einrichtung des Token-Kontos gehst du keinerlei Verpflichtung ein.

    Fragen zum Treesoft E-Rechnung Toolkit?

    FAQ

    Wir helfen gerne!

    Neukunden: +49 2266 4763-830 · e-rechnung.sales@treesoft.de
    Bestandskunden: +49 2266 4763-880 · e-rechnung.support@treesoft.de

    Treesoft GmbH & Co. KG • Druckerweg 4 • D-51789 Lindlar • Telefon: +49 2266 4763-0 • E-Mail: info@treesoft.de